talkspirit

Talkspirit : la plateforme collaborative complète pour fluidifier le travail des équipes

La collaboration en ligne prend une place de plus en plus importante pour les entreprises et les équipes. Talkspirit est une solution française tout-en-un créée en 2010 qui permet de gérer la communication et la collaboration. La plateforme couvre tous les besoins des entreprises en recherche d’efficacité : réseau social interne, messagerie, suite bureautique, partage de documents, gestion des tâches… Tour d’horizon des fonctionnalités de Talkspirit.

 

Communiquer par groupe

Sur Talkspirit, la collaboration s’organise autour de groupes pour le partage d’informations. Vous pouvez créer autant de groupes que nécessaire et inviter vos collaborateurs à les rejoindre. Cette organisation permet de partager les bonnes informations aux bonnes personnes et de créer des espaces d’échanges sur différents sujets : groupes projets, groupes de veille, groupes thématiques, groupes d’annonce… Chaque groupe fonctionne avec une timeline affichant les derniers posts partagés.

 

Dans chaque groupe on peut publier des posts, des liens, des galeries d’images, des sondages, des documents collaboratifs, des vidéos live…

Tous les posts de groupes dont vous faites partie s’affichent dans votre fil d’actualités. Ce fonctionnement permet à tous les collaborateurs d’être à jour sur les sujets et projets qui les concernent.  Un système d’étiquettes offre la possibilité de donner un statut à n’importe quelle publication. Vous pouvez utiliser les étiquettes disponibles, ou créer celles que vous voulez.

Dans la collaboration sur un projet web, on peut par exemple créer un groupe « Roadmap » avec les différents échanges des collaborateurs concernés par le projet. La création d’un groupe « RH » peut quant à lui permettre de partager les informations RH pour toute l’entreprise, sur un même espace. Fonctionnalité intéressante et qu’on ne retrouve pas chez les autres acteurs du marché : il est possible d’inviter des intervenants extérieurs qui ne font pas partie de l’entreprise à rejoindre vos groupes. Très utile quand vous faites appel à des prestataires sur certains projets.

Enfin, chaque groupe dispose d’un agenda partagé permettant de planifier les événements communs (réunions, formations, échéance d’un projet, arrivée d’un nouveau collaborateur, pot de départ…).

Une solution de tchats et de visioconférence

Talkspirit permet tout d’abord de garder le contact entre les différents membres d’une entreprise ou d’une équipe. Vous avez en effet accès à une solution complète de messagerie et de visioconférence. Vous pouvez communiquer en temps réel, via le tchat, que ce soit en one to one ou en groupe. La messagerie est accessible sur mobile et permet de gérer les conversations, mais aussi les envois de fichiers et de documents. Très bien conçue, elle supporte notamment de gérer des conversations de groupe avec, par exemple, tout un service ou toute une équipe.

Depuis le tchat,  que vous soyez seulement deux ou plusieurs dans la conversation, vous pouvez lancer une visioconférence ou une audioconférence avec vos interlocuteurs ; idéal pour gagner du temps et s’éviter une réunion.

Il est même possible d’inviter des contacts externes en partageant un lien URL personnalisé, à rejoindre vos visioconférences. Autre point fort : le tchat et les visios sont accessibles sur mobile, afin d’être joignable même hors du bureau.

Un gestionnaire complet de documents

Comme mentionné précédemment, les groupes permettent aussi de partager des documents. Dans un groupe RH, il est par exemple possible de partager tous les documents du service : congés, fichier d’évaluation, etc. Chaque collaborateur membre de ce groupe pourra donc très facilement y avoir accès.

Chaque équipe peut donc mettre en ligne ses documents importants. Le partage de documents est particulièrement bien conçu et facile : il suffit d’un simple drag and drop pour uploader un fichier. Vous pouvez aussi partager du contenu depuis Box, Google Drive, ou Dropbox. Une recherche intelligente vous permet de trouver n’importe quel contenu facilement (le moteur de recherche indexe même le contenu des documents à la recherche). À noter : sur Talkspirit le stockage est illimité.

Une véritable suite bureautique, intégrée à la plateforme

C’est la fonctionnalité récente la plus marquante : Talkspirit dispose désormais  d’une suite Bureautique qui n’a plus rien à envier à GoogleDocs et aux documents Office (Word, Excel et PowerPoint). Sans quitter la plateforme, vous pouvez facilement créer, modifier, partager et co-éditer – à plusieurs en temps réel – des textes, présentations et feuilles de calcul. Vous pouvez autant les importer que les exporter au format voulu.

Plus besoin de partager des documents Drive ou Office : vous pouvez les créer directement sur Talkspirit, et les enregistrer dans l’espace de stockage du groupe concerné.

 Assigner des tâches aux collaborateurs ou à soi-même

On a l’habitude que les communications internes se « perdent » sur le réseau social d’entreprise. Sur Yammer, il est par exemple fréquent de ne pas voir un post pourtant important qui aurait nécessité une action de la part des collaborateurs. Ce n’est pas le cas sur Talkspirit, qui dispose d’une fonctionnalité intéressante : la possibilité d’assigner une tâche à un membre de l’entreprise. Les utilisateurs assignés recevront alors une notification (notification « cloche », ou email), les prévenant qu’une action de leur part est attendue. Il est aussi possible de s’auto-assigner des tâches.

Vous pouvez aussi créer des checklists : elles permettent de créer des tâches à distribuer aux équipes. Chaque checklist est évolutive, et les équipes peuvent cocher les tâches accomplies. Très pratique et utile pour suivre l’avancement des projets.

Une solution complète, facile à déployer et parfaitement intégrée

Talkspirit est une solution qui s’adapte à votre environnement de travail actuel. La plateforme se connecte avec plus de 1 000 applications : Google Drive, Google Calendar, Salesforce, Trello, Evernote, LinkedIn, Jira, Pipedrive, Zappier…

Vous pouvez en outre y faire remonter des flux RSS ; pratique pour partager automatiquement à vos collaborateurs tous vos derniers articles de blog, ou une veille concurrentielle.

À l’usage, la plateforme se montre très complète et puissante. Elle pourra rapidement devenir l’outil central pour la communication et la collaboration, dans votre entreprise. Elle est surtout facile à prendre en main, le déploiement se fait très naturellement, sans onboarding lourd. Tout est pensé pour gérer toutes les problématiques de la collaboration en entreprise et la plateforme fait très bien la synthèse des besoins des équipes.
On apprécie notamment la portée moins intrusive et « distrayante » qu’un Slack. On perd beaucoup moins de temps à discuter et les collaborateurs ne sont pas assaillis de notifications. Autre très gros point fort : la possibilité d’inviter des tiers sur les groupes ou les discussions. Il s’agit d’une fonctionnalité très utile pour partager les informations importantes aux clients, prestataires, freelances, etc. Entre l’édition et le stockage de documents, la messagerie, les visios, les groupes, les fils d’actualités, la gestion des calendriers et des tâches, la plateforme Talkspirit couvre l’ensemble des besoins collaboratifs.

Une plateforme tout-en-un très abordable

En termes de coûts, c’est une solution très abordable par rapport aux autres acteurs du marché : 3€ par mois et par utilisateur, alors qu’un Slack, qui se limite à la messagerie, coûte 6,25€ par utilisateur.

Pour résumer, avec Talkspirit vous avez accès à une plateforme complète pour travailler et communiquer en équipe, même à l’échelle de toute l’entreprise. Particulièrement intéressant pour les PME et les ETI qui vont pouvoir ainsi profiter à fond de la dimension “solution tout-en-un”, donc s’éviter une multitude d’outils (et optimiser leurs coûts).

 

Source: Blog du modérateur

Leave a comment